Artículos de Muestra del Mes - Mayo 2000

Comunicaciones: Adapte su Estilo de Comunicación

Gestión: Capacidad de Supervisión Mejorada

Comunicaciones:

Adapte su Estilo de Comunicación

Para mejorar las comunicaciones con sus colegas, personal, jefes o clientes, Ud. debe estar conciente que las personas son diferentes, por lo que un único método de comunicación no es el más apropiado para interactuar con todas ellas. La empresa consultora Professional Development Ass. Inc. de Canadá asegura que Ud. obtendrá mejores resultados y será más eficaz si adapta su estilo de comunicación al deseado por las otras personas. Para dominar esta flexibilidad, Ud. tendrá que practicar un poco variando su estilo de comunicación según cada tipo de persona. Esta flexibilidad y la habilidad de interpretar las necesidades de las otras personas son la marca de un comunicador superior.

Según la empresa mencionada, existen básicamente cuatro estilos de comunicación que dependen de los tipos de persona. A continuación se presentan las sugerencias para comunicarse con cada una de ellas:

1. Al comunicarse con una persona que es ambiciosa, poderosa, decisiva, de carácter fuerte, independiente y orientada a las metas:
Sea claro, específico, breve y vaya al grano.
Apéguese al asunto.
Esté preparado con el material de apoyo en un "paquete" bien organizado.
Factores que crearán tensión o descontento:
Hablar sobre cosas que no son pertinentes al asunto.
Salir con evasivas o problemas difusos o poco claros.
  Aparecer desorganizado.

2. Al comunicarse con una persona que es magnética, entusiasta, amistosa, demostrativa y política:
Proporcione un ambiente cálido y amistoso.
No trate con muchos detalles (póngalos por escrito).
Haga preguntas con "sensibilidad" para delinear sus opiniones o comentarios.
Factores que crearán tensión o descontento:
Ser cortante, frío o poco comunicativo.
Controlar la conversación.
Basarse sólo en hechos, cifras, alternativas, abstracciones.

3. Al comunicarse con una persona que es paciente, predecible, confiable, relajada y modesta:
Empiece con un comentario personal para romper el hielo.
Presente su caso suavemente, sin amenazas o coerción.
Haga la pregunta "¿cómo...?" para obtener sus opiniones.
Factores que crearán tensión o descontento:
Apresurarse, entrar de frente en el asunto.
Ser dominante o exigente.
Obligarlos a que respondan rápidamente a sus objetivos.

4. Al comunicarse con una persona que es dependiente, nítida, conservadora, perfeccionista, cuidadosa y complaciente:
Prepare su "caso" de antemano.
Apéguese al asunto.
Sea exacto y realista.
Factores que crearán tensión o descontentos:
Ser frívolo, casual, informal, ruidoso.
Ser desorganizado.
Presionar demasiado fuerte o ser poco realista con las fechas topes.

Gestión:

Capacidad de Supervisión Mejorada

Como ejecutivo Ud. con seguridad supervisa el trabajo de otras personas. Ante ello Ud. tiene dos opciones. Ud. puede crear un ambiente de trabajo en el que las personas desarrollan carreras saludables y significativas y la organización se fortalece. O, Ud. puede producir una atmósfera tóxica, que enferma al personal y envenena a la organización entera. A la larga, Ud. no tendrá el éxito si las personas que Ud. supervisa no tienen éxito. Los siguientes diez principios propuestos en el libro: "The SimpleMinded Manager" (Intercare21st Pub.) por Forrest C. Greenslade, le servirán para supervisar exitosamente:

1. Las personas son motivadas por sus propios intereses. Hacer a los accionistas o ejecutivos más ricos y famosos no motiva al personal. Los supervisores exitosos encuadran sus intereses con los de sus empleados. Las compañías exitosas alinean los intereses del personal con aquellos de la organización.

2. El personal necesita una vida propia. Las personas no pueden ser creativas o productivas a su máximo nivel si su vida laboral está en desequilibrio con sus necesidades por la familia, los amigos y la comunidad. Ellas necesitan controlar sus propias vidas. Los supervisores exitosos respetan las necesidades de recreación, recarga, y las de satisfacer otros aspectos de las vidas de su personal.

3. El personal tiene derecho a ser respetado y a que se confíe en ellos. Los supervisores exitosos se ganan el respeto y confianza de sus empleados respetándolos y confiando en ellos. Los supervisores exitosos dan confianza, respeto y privacidad a sus empleados.

4. El personal tiene sus propios valores, misiones, metas y planes de carrera. Ellos tienen el derecho a sus propias decisiones de carrera. Los buenos supervisores animan a los empleados a tener éxito y desarrollar sus propias carreras para el beneficio común.

5. El personal necesita información clara y franca. Las personas logran más cuando ellas ven todo el panorama. Ellas necesitan conocer las metas y estrategias organizacionales, y cómo su trabajo se relaciona con ellas. Además, ellas necesitan saber las metas y necesidades de su jefe y cómo su propio trabajo se relaciona con el de su jefe. Los supervisores exitosos informan a sus empleados de eventos importantes y de las metas existentes dentro de la organización.

6. El personal necesita la mayor autonomía posible. Las personas que hacen un trabajo de su propia manera, lo completarán más eficientemente. Ellas necesitan controlar su propio tiempo y realizar sus tareas en su propio estilo. Los supervisores exitosos dan flexibilidad y libertad a sus empleados.

7. Los supervisores saben gerenciar. El personal tiene derecho a condiciones adecuadas de funcionamiento y a tener apoyo. Los supervisores exitosos además de hacer su trabajo, protegen el tiempo y la carga de trabajo de su personal y son cuidadosos de no sobrecargarlos excesivamente con demandas sin sentido.

8. La diversidad engendra la productividad. Los supervisores exitosos valoran la individualidad en sus empleados. Ellos buscan los aportes de personas con antecedentes, perspectivas, visiones y valores diversos.

9. Los empleados respetan a los líderes a que se enrollan las mangas y contribuyen al trabajo cotidiano de la organización.

10. No sea un jefe, sea un "coach". Los supervisores exitosos colaboran con sus empleados, observan su progreso, solicitan sus aportes, ponen retos al personal para que se involucre y les dan problemas importantes para que los resuelvan.